A rotina administrativa de um escritório envolve lidar com inúmeros documentos todos os dias e, quanto maior a empresa, maior a quantidade de papéis a serem organizados, armazenar toda e qualquer documentação da forma adequada otimiza o dia a dia de trabalho e evita a perda de tempo durante a procura de papeladas que ninguém ao certo sabe onde estão.
Uma solução prática para isso são as pastas sanfonadas, pastas com divisórias fixas que permitem organizar diferentes documentos em um mesmo lugar. Essa é uma estratégia de organização tradicional e usada até hoje nos escritórios de diversas empresas.
O tamanho comum de pastas sanfonadas é o A4, mas elas também podem ser encontradas no modelo ofício, com dimensões um pouco maiores do que o A4, e no padrão de duplicatas também, o menor tamanho dentre os três modelos.
A cor padrão para de organização de escritório, são sempre as mais básicas como Preta e Cristal. Mas também você pode organizar seus documentos por cores, como por exemplo a pasta sanfonada rosa. É uma das mais vendidas na PrintLoja!
Mesmo com o advento da internet e com a ascensão dos documentos digitais, alguns deles ainda precisam ser impressos e guardados pela administração, como contratos de trabalho, certidões da empresa, certificados e afins.
Além disso, tão importante quanto começar a organizar seu escritório é mantê-lo organizado. Por isso é fundamental criar uma estratégia prática para armazenar os documentos e deixar todo o time alinhado em relação aos novos padrões de arquivamento.
Organização é hábito. Todos os funcionários devem ter isso como uma “filosofia” para contribuir para o crescimento da empresa. Um escritório organizado é sinônimo de mais produtividade e isso começa pelo armazenamento de arquivos.
3 ideias para Organizar documentos com Pasta Sanfonada:
Para te ajudar neste processo, separamos 3 ideias para começar a usar pastas sanfonadas no seu escritório, confira!
1. Organize documentos em ordem alfabética ?
O primeiro passo para começar o processo de organização é entender o que você precisa organizar. Analise com qual frequência você costuma usar os documentos em questão, qual o volume de dados e que tipo de documentos são estes.
Por exemplo: você pode criar um arquivo com todos os documentos de funcionários ativos em sua empresa e organizá-lo em ordem alfabética. Dependendo da quantidade de funcionários você precisará de mais de uma pasta, por isso é importante sempre mantê-las juntas. Para isso, você pode usar uma pasta sanfonada com 31 divisórias e tamanho A4.
A pasta tem divisores transparentes e vêm com etiquetas para que você possa taguear cada uma das divisórias. Ela possui elástico e botão para fechamento, permitindo que seus documentos não escorreguem da pasta.
2. Armazene duplicatas com segurança e facilidade ??
É comum empresas precisarem arquivar duplicatas das transações feitas com clientes e também com outras empresas. Mas você sabia que há uma pasta específica para isso?
A pasta sanfonada duplicata da Dello tem 31 divisórias em cartão kraft e está disponível na cor preta.
As pastas com divisórias tem identificação impressa de A a Z e também de 1 a 31 para que você possa colocar as duplicatas nos lugares certos.
3. Arquive holerites assinados dos funcionários ?
Faz parte da rotina do departamento de Recursos Humanos de uma empresa solicitar que seus funcionários assinem seus holerties. Por segurança, uma cópia assinada fica com a empresa como comprovante de pagamento e deve ser armazenada.
Holerites são documentos sigilosos e devem ser armazenados com responsabilidade. Uma sugestão é guardá-los em uma pasta sanfonada com 12 divisórias, sendo cada divisória usada para um mês do ano.
A pasta sanfonada da linha DelloSmile em tamanho A4 tem 12 divisórias transparentes e vem com etiquetas para que você possa nomear cada uma das divisões.
Use uma pasta para cada ano e crie um arquivo com o histórico de pagamento de todos os funcionários, mantendo a privacidade dos dados e também a organização das informações.
Gostou das ideias? Comece a organizar seu escritório hoje mesmo! As pastas sanfonadas são a melhor escolha quando se trata de um grande volume de documentos. E lembre-se: o sucesso de um negócio começa pela sua organização.
Bom trabalho! ?