Considerada como a maior prática sustentável que um ser humano possa ter, a economia de papel é uma prática que podemos adequar facilmente em nossa vida profissional, principalmente dentro do escritório ou da empresa onde trabalhamos. Essa prática é muito importante pois muitas vezes imprimimos sem precisão e sem limites e sequer pensamos na origem de todo esse papel que, muitas vezes, vai direto para o lixo devido a inutilidade do que foi impresso. E como reduzir o uso de papel na empresa?

Nesse texto iremos entender um pouco melhor como fazermos essa economia, bem como contribuir para a diminuição dos impactos no meio ambiente. Também iremos conhecer algumas formas alternativas de manipulação dos documentos que nos cercam diariamente, fazendo com que ganhemos em produtividade e sustentabilidade.

1. Dê preferência a arquivos digitalizados

Além de ajudar bastante a reduzir o uso de papel na empresa, facilita a circulação do documento pelos diversos setores da empresa.

Um documento impresso pode estar em apenas um departamento da empresa por vez, além de se deteriorar e estragar muito facilmente.

Com os documentos digitalizados, além de haver um maior tempo de conservação dos mesmos, esses documentos podem estar em vários departamentos ao mesmo tempo, através de envio por e-mails ou qualquer outro meio que a empresa designar.

2. Conheça os recursos da sua impressora

Na maioria das empresas sempre existe aquele funcionário que manda imprimir um documento e depois de alguns minutos se dá conta de que o mesmo não era necessário e sequer levanta do seu lugar para pegar a folha que mandou imprimir.

Alguns modelos de impressora possuem uma configuração onde o usuário tem que se deslocar até a impressora e liberar a impressão manualmente. Isso faz com que o mesmo pense realmente se é necessário imprimir tal arquivo.

Algumas impressoras ainda possui a configuração de impressão frente e verso automática, fazendo com que a utilização do papel seja mais proveitosa.

Além disso, já experimentou utilizar o “Modo Econômico” antes de imprimir?

3. Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia se faz presente se não em todas, mas na maioria das empresas nos dias de hoje. Mas como reduzir o uso de papel na empresa utilizando-se de tecnologia?

Muitas pessoas tem a mania de imprimir relatórios para participar de reuniões com seus gestores a fim de mostrar resultados.

Esses arquivos podem muito bem ser substituídos por arquivos digitais, sendo demonstrados em tablets ou até mesmo em um data show, por exemplo.

utilização de projetores.

Utilização de meios digitais para redução de papel.

4. Recicle

Após a impressão de documentos, muitas folhas são jogadas no lixo sem utilidade.

Se o documento não for impresso nos dois lados da folha, você pode reutilizar a parte de trás para fazer anotações e rascunhos ou até mesmo cortar as folhas em pedaços menores e fazer blocos para anotar recados ou coisas menos importantes.

Uma idéia legal é ter uma caixa com a etiqueta de “rascunho” em sua empresa.

As folhas que foram impressas dos dois lados podem ser separadas e enviadas para empresas de reciclagem. Estas, por sua vez, aproveitam esse papel para fazer até mesmo novos tipos de folhas para uso dentro da sua própria empresa.

5. Visualize antes de imprimir

Todos os editores de texto existentes no mercado oferecem aos usuários a opção de visualizar o documento antes do mesmo ser impresso.

Esse recurso faz com que você verifique com atenção se é isso mesmo que deseja imprimir.

Muitas vezes, após enviarmos determinada impressão, notamos que o documento necessita de uma correção ou formatação, fazendo com que isso gere uma nova impressão, descartando a anterior.

Com esse recurso também é possível verificar, principalmente em páginas impressas diretamente da internet, se há alguma folha que pode ser removida por conter apenas anúncios ou até mesmo informações irrelevantes para o documento que está sendo impresso.

Veja como visualizar antes de imprimir no Word 2016 e no Google Chrome.

Visualize no Word 2016

Com o seu documento aberto, aperte Ctrl+P. A tela de impressão será exibida. Note que, do lado direito, já está sendo mostrada a pré-visualização do documento impresso:

visualizar o arquivo antes de imprimir

No Word visualizar o arquivo antes de imprimir.

Veja se está tudo certo e só depois disso clique em “Imprimir”.

Visualize no Google Chrome

Imagine que você leu uma matéria muito interessante e precisa imprimi-la. Vamos começar apertando Ctrl+P na página em questão. Assim como no Word, do lado direito, será exibida a pré-visualização da página impressa:

visualizar antes de imprimir no chrome 1

Note que ao imprimir uma página da internet através do Chrome, o navegador exibe do lado esquerdo o total de folhas que serão impressas. Neste caso temos 12 folhas!

visualizar antes de imprimir no chrome 2

Agora, do lado direito, role a barra para visualizar as páginas que serão impressas. Note que, nesse caso, a matéria termina na página 3:visualizar antes de imprimir no chrome

Agora, do lado esquerdo, ao invés de imprimir “Tudo”, você pode selecionar um intervalo, nesse caso, 1-3, para imprimir somente as páginas da matéria:

visualizar antes de imprimir no chrome 4

Dessa forma, ao invés de imprimir 12 páginas, sendo que 9 delas não continham informações importantes, você imprimiu apenas 3, economizando uma boa quantidade de papel!

6. Redução de custos

Além de todos os itens já citados anteriormente, o mais importante (pelo menos no ponto de vista do patrão) é a redução de custo que a economia de papel pode proporcionar no fim do mês à conta bancária da empresa.

A utilização de papel nas impressões acarreta gasto não somente com a compra do papel propriamente dito, mas com toner ou cartucho para impressora, manutenção, dentre outros. Sem contar, também, que é possível haver um bom espaço físico reservado para arquivar toda essa documentação.

Assim, pensar na redução de custos é um excelente incentivo para reduzir o uso de papel na empresa.

7. Organização do local de trabalho

Como reduzir o uso de papel na empresa pode influenciar na minha organização?

Com certeza, ao menos em uma empresa pela qual você já trabalhou, sempre tinha uma mesa com um computador e rodeada de papéis, seja para conferência, seja para arquivamento, seja para digitalização.

Com a redução de papel, além de seu ambiente de trabalho ficar visualmente mais aconchegante, fica também organizado e fácil de localizar as coisas.

Mais um ótimo incentivo!

8. Utilize assinatura digital

A maioria dos documentos dentro de uma empresa requer uma assinatura para validar o mesmo.

Hoje, existem programas em que você pode digitalizar a sua assinatura e anexá-las aos documentos, fazendo com que o mesmo tenha a mesma validade de um documento impresso.

Essa forma de assinatura é segura e ficará vinculada a uma conta pessoal com usuário e senha e somente quem terá acesso a ela será você ou quem você designar.

utilize a assinatura digital para reduzir o uso de papel

9. Salve seus arquivos na nuvem

Uma das maiores preocupações em se abandonar totalmente o papel dentro das empresas é o fato de se alegar que o mesmo é seguro e não se perde com tanta facilidade.

Com o uso da tecnologia de armazenamento em nuvem, a segurança de extravio de documento é bem menor e o usuário pode acessar o mesmo em qualquer lugar onde estiver.

Imagine você tendo uma reunião a quilômetros da empresa e, no meio do caminho, você lembra que esqueceu um relatório importante em cima da sua mesa. Ou você participa da reunião sem o relatório, ou você volta para buscá-lo e chega atrasado na reunião. Com o armazenamento em nuvem, você pode acessar os seus arquivos até mesmo a partir do seu celular – e, adivinhe só, você economizou em papel mais uma vez!

10. Emissão de Nota Fiscal Eletrônica

Depois dos relatórios, o segundo vilão atrelado ao gasto de papel dentro da empresa é a emissão de Notas Fiscais para clientes e fornecedores.

Dê preferência para o envio de Nota Fiscal Eletrônica. Tem o mesmo valor e você pode fazer o envio através do e-mail do responsável e ter a certeza de que o mesmo recebeu o documento através da funcionalidade de receber resposta ao e-mail ser aberto. Existem muitos aplicativos que ajudam você a descobrir se o e-mail foi aberto pelo destinatário.

Do outro lado, a pessoa que recebe também poderá armazenar com maior facilidade essa nota recebida, evitando muitas vezes que a mesma se perca nas pilhas de papéis que mencionamos nos itens anteriores.

 

Gostou dessas dicas?

Se tiver outras compartilhe com a gente!

Deixe seu comentário