Dicas de como organizar um escritório

Onde você passa a maior parte do seu tempo durante a semana? Certamente que a maioria das pessoas responderão que é no trabalho. De fato, boa parte das nossas horas é gasta em locais fechados, daí a conveniência de criar ambientes nos quais nos sentimos confortáveis.  É por isso que a PrintLoja trabalha com uma ampla gama de produtos e soluções práticas para facilitar a organização do seu escritório.

A primeira dica é você começar jogando fora tudo que você não utiliza.

Em seguida, organize seu espaço completamente e de uma só vez. Essa é a única maneira de evitar o efeito rebote. Para fazer isso, todas as prateleiras, gavetas, armários ou qualquer outro canto que contenha objetos no espaço que você deseja organizar devem ser esvaziados ao mesmo tempo.

Talvez como um monte de coisas espalhadas no chão vai causar um ataque de ansiedade, mas você tem que respirar profundamente e começar a jogar fora item por item, objeto por objeto, porque não podemos começar a guardar a bagunça novamente até acabar com o processo de remoção.

É desta forma que você irá visualizar a quantidade de papéis e objetos que você tem guardado. Irá se surpreender!

Existem vários fatores que nos impedem de jogar coisas fora.

O valor físico, a função que eles cumprem, as informações que eles fornecem e o apego emocional.

O conselho geral neste caso é ficar com o que nos faz felizes e tem utilidade efetiva, depois de refletir sobre cada artigo.

A recomendação para os itens “não emocionais” é começar com o que é mais fácil. Às vezes, será tão óbvio que você não precisará aplicar nenhum critério.

Ao vasculhar a pilha de coisas e bagunças, encontraremos não apenas vários objetos que compartilham a mesma função, mas também muitos literalmente repetidos e danificados: livros, revistas, canetas falhando e até cartuchos de tinta inutilizados. Em casos de dúvidas, o senso comum poderá auxiliar bastante nas suas separações.

Mas nem sempre é tão fácil escolher entre o que guardamos e o que jogamos fora. Se ainda não sabe por onde começar a organizar seu escritório, porque não inicie pelos livros, papéis (notas fiscais, contratos, contas bancárias etc) e objetos antigos.

Você pode estar pensando por que jogar fora tudo isso, e se realmente é necessário.

Este julgamento humano pode ser dividido em dois tipos gerais: o intuitivo e o racional.

Julgamento intuitivo é o que geralmente causa problemas quando se trata de eliminação. A dúvida mais freqüente que nos agride é a possibilidade de precisarmos mais tarde daquilo ou se jogar fora seria desperdício.

Em caso de dúvidas como essas, o julgamento racional auxiliará na reflexão que você deve fazer se esse objeto continua cumprindo a função para a qual você o adquiriu de acordo com a média do uso que teve durante os últimos meses. Se ele já cumpriu o seu propósito, descarte-o.

Outra dica é: Organize por Categorias.

Com relação aos objetos,  o que se aplica é descartar todos aqueles que não pertencem a uma destas três categorias:

• Atualmente em uso.
• Requerido por um período limitado.
• Para manter indefinidamente.

No momento do arquivamento, se estabelece apenas duas categorias:

• Documentos que devem ser mantidos.
• Documentos que devem ser solicitados.

Certifique-se de mantê-los todos no mesmo espaço.

Quanto aos papéis a serem salvos, propõe-se um sub-catálogo de acordo com a freqüência de uso:

• Ocasional
• Freqüentemente utilizado.

No primeiro caso seriam as políticas, contratos, garantias em vigor.

A outra subcategoria é a mais enganosa e a que tende a se multiplicar, por isso é conveniente mantê-las em subpastas de plástico transparente para identificá-las antes.

Ahhh… Não esqueça de etiqueta-las antes! Assim, você não irá se perder.

Dica de organização de documentos: Se você não possui armários e gaveteiros próprios e adaptados, pode optar pela utilização de uma das caixas organizadoras com etiquetas ou cores diferentes. Assim, você consegue as identificar facilmente.

São caixas com diversas cores e estampas onde você pode armazenar seus papéis e documentos dentro de plásticos ou pastas de documentos. Tudo ficará guardado de maneira prática e eficiente para quando você necessitar.

Agora começa o segundo grande passo que tem duas regras primordiais: manter todos os objetos do mesmo tipo no mesmo lugar e não dispersar os espaços de armazenamento.

Como resultado disso, entende-se que há apenas duas maneiras de classificar os pertences de seu escritório: por tipo de objeto e por pessoas ou setores.

Para realizar esse armazenamento existem várias técnicas. Uma delas é colocar as prateleiras dentro de um grande armário, para que tudo fique claramente exposto e com fácil acesso.

A vertical seria a melhor posição visual e prática para a organização dos objetos no escritório, não é mesmo?!

Entretanto, assim que você coloca um documento em cima do outro, o primeiro se afasta. Antes que possa perceber, o tempo já passou e você se esqueceu completamente de que ele existe.

Por esta razão, é indicado que você armazene qualquer coisa verticalmente para que o objeto ou papel não caia do esquecimento e “suma” em meio aos itens que estão na frente ou por cima.

O efeito mágico da organização.

Existem alguns benefícios mágicos que a organização traz para o seu escritório.

Não só desfrutar de um ambiente limpo, onde possa encontrar à primeira vista o que precisa, sem estresse ou perda de tempo, mas também irá beneficiar de forma verdadeira a recompensa pelo seu esforço.

Se a organização muda drasticamente sua própria vida para aqueles que a praticam, imagine o que pode fazer com o seu escritório?

Tenha a certeza de que se você adotar essas dicas e estratégias que a PrintLoja apresentou, nunca mais voltará à desordem.

Além dessas dicas, o que você sempre faz para deixar seu escritório sempre organizado? Conte para nós e ajude outras pessoas.